چرا گزارش های مدیریتی دارای اهمیت هستند؟

در این مقاله از مرکز مالی اقتصادی همت تراز که در زمینه های خدمات مالیاتی از جمله : تهیه صورت های مالی شرکت ها، پایانه فروشگاهی و سامانه مودیان، دفاع از پرونده های مالیاتی و کاهش مالیات، تهیه صورت های مالی شرکت ها، مالیات بر ارزش افزوده فعالیت می کنند به چرا گزارش های مدیریتی دارای اهمیت هستند؟ می پردازیم:

مزایای استفاده از گزارش های مدیریتی

بطور کلی، گزارش‌ها بدلایل مختلف برای مدیریت مهم هستند، آن‌ها معیارهای استراتژیک را برای ارزیابی و نظارت بر عملکرد اندازه‌گیری می‌کنند، در مورد عملکرد تعیین شده معیارهایی را مشخص می‌کنند، تجارت را قادر می سازند از سابقه فعالیت خود یاد بگیرد و در نهایت ارتباطات را افزایش می‌دهند.

آشفتگی، بی‌نظمی، قاعده گریزی، قوانین متغیر و سلیقه‌ای، درگیری و تنش مستمر میان کارگر و کارفرما، بی‌اعتمادی، مسئولیت‌گریزی، چالش جدی منابع انسانی، رشد و افول سینوسی (متغیر) و بدون روند، سردرگمی، ابهام و…، بخشی از ویژگی‌های مشترک در میان کسب و کارهای ایرانی (بخصوص، سازمان‌های کوچک و متوسط) است که با شدت و ضعف مختلف، جاری و حکم‌فرما می‌باشد.

در این شرایط، بدیهی است تا زمانیکه “مشکلی رخ ندهد”، مدیران ارشد تمایلی به دریافت گزارش، تحلیل وضعیت و… نداشته و بیشتر وقت خود را صرف دخالت در جزییات کاری همکاران خود می‌کنند یا حداقل، زمان خود را صرف “امور مدیریتی استاندارد” نمی‌کنند.

این موضوع، خود به تنش، بی‌نظمی، آشفتگی و بلاتکلیفی کسب و کار، دامن می‌زند. از سوی دیگر، بخش قابل توجهی از کسب و کارهای ایرانی، به شدت درگیر روزمرگی بوده و هدف، استراتژی یا نگاه بلندمدتی ندارند؛ دلیل آن را نیز، شرایط متغیر مملکت (ارز، قوانین و…) دانسته و عقیده دارند در این شرایط، امکان هدف‌گذاری و تعیین استراتژی نیست! حال این عقاید راسخ مبتنی بر کدام مطالعه یا پژوهش اثبات شده است، نمی‌دانیم.

گزارش های مدیریتی

گزارش مدیریتی منبعی از هوش مالی است که به رهبران مشاغل در تصمیم‌گیری دقیق‌تر، مبتنی بر داده کمک می‌کند. گزارش‌های مدیریتی با هدف آگاهی دادن به مدیران از جنبه های مختلف کسب‌وکار، به منظور کمک به آن‌ها در تصمیم‌گیری بهتر و آگاهانه تهیه می‌شوند. آن‌ها داده ها را از بخش‌های مختلف ردیابی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) در شرکت، جمع‌آوری و آن‌ها را به روشی قابل درک ارائه می‌دهند.

گزارش‌های مدیریتی اساساً با افشای اطلاعات مالی و برنامه‌ عملیاتی، ارزش شغلی شما را در یک زمان مشخص نشان می‌دهند. این گزارشات، دیدگاه‌هایی در مورد نحوه کارکرد شرکت فراهم می‌کنند و تصمیم‌گیرندگان را قادر می‌سازند تا مسیر درستی را برای افزایش بهره‌وری عملیاتی و تصمیم‌گیری‌های مناسب برای ادامه رقابت پیدا کنند. این نوع گزارش‌ها برای استراتژی سازمانی از اهمیت کامل برخوردار هستند.

مزایای استفاده از گزارشات برای مدیرعاملان

گزارش مدیریتی به برخی از سوالات مدیر عامل پاسخ می‌دهد که در زیر به آن‌ها می‌پردازیم:

• آیا من قیمت‌گذاری درستی دارم؟
• پرسودترین مشتری‌های من چه کسانی هستند؟
• آیا من به اندازه کافی سرمایه دارم که بتوانم حقوق و دستمزد کارکنانم را بدهم؟
• آیا باید کارمندان بیشتری استخدام کنم؟ اگر چنین است، چقدر باید به آن‌ها پرداخت کنم؟
• برای بازاریابی مناسب، کجا و چگونه سرمایه‌گذاری کنم؟

برای پاسخ به این سوالات، شما نیاز به یک گزارش مدیریت درست دارید که متمرکز بر الزامات قانونی نیست، بلکه در سطح کسب‌وکار و تصمیمات مدیریتی است.

انواع گزارش مدیریتی

همانطور که مطرح کردیم خود گزارش تعریف مشخصی دارد. گزارشات می تواند با هدف تحویل به مدیریت و با مقاصد مدیریتی، توسط واحد های مختلف مانند واحد مالی، واحد فروش، واحد بازاریابی، واحد منابع انسانی و غیره تهیه و آماده شوند.

گزارشاتی از این قبیل که رنگ و بوی مالی دارد و با شاخص های مالی مرتبط است یک نوع گزارش مالی مدیریتی است. فرقی ندارد که این گزارشات از طرف کدام بخش یا واحد سازمان ارائه شود. چون با رویکرد مالی و در راستای مدیریت امور تهیه شده است می تواند یک گزارش مالی مدیریتی محسوب شود. گزارشات مالی مدیریتی معمولا توسط قسمت مالی و حسابداری آماده سازی می شوند.

در ادامه نمونه گزارشات مالی مدیریتی پر کاربرد و معروف را برای شما نام می بریم تا با آنها بیشتر آشنا شویم. از مهم ترین این گزارشات، صورت های مالی است که به عنوان یک گزارش مالی در نظر گرفته می شود.

• گزارش‌های زمانبندی شده: گزارشی که سرپرستان در بازه‌های زمانی مشخص (روزانه، هفتگی یا ماهانه) ارائه می‌دهند.
• گزارش درخواستی: این گزارش مدیریتی از قبل برنامه ریزی نشده است. اما به دلیل ایجاد یک مسئله فورس ماژور، مدیرعامل باید اطلاعاتی را بررسی کند. به همین دلیل از مسئول بخش مرتبط گزارش فوری می‌خواهد.
• گزارش استثنا: این مدل از انواع گزارش‌های مدیریتی از سوی مدیرعامل درخواست نمی‌شود. زمانی که سرپرست یک بخش احساس می‌کند مشکلی در آن بخش وجود دارد، با ارائه یک گزارش کار فوری از مدیر درخواست پیگیری می‌کند.

اهمیت گزارش های مدیریتی

بازرسان شرکت به هیئت مدیره ای که به نمایندگی از سهامداران شرکت بر امور شرکت نظارت می کنند انواع گزارشات مالی مدیریتی را می دهند. هیئت مدیره نظارت را انجام می دهد و در مدیریت روزانه شرکت دخالتی ندارد. مسئولیت عملیات روزانه بر عهده بازرسان و کارکنانی است که برای شرکت کار می کنند. مانند هر نهاد نظارتی، هیئت مدیره برای اطمینان از اینکه امور طبق برنامه سال جاری پیش می رود، نیاز به به روز رسانی و گزارش از افراد تحت اختیار خود دارد.

هیئت مدیره برنامه جلساتی را برای سال مالی تعیین می کند که می تواند ماهانه، فصلی، سالانه یا در هر بازه زمانی دیگری که خود انتخاب کند، باشد. در این جلسات، معمولاً به صورت شفاهی یا گاهی به صورت کتبی، از بازرسان اجرایی شرکت خواسته می‌شود که جزئیات پیشرفت به سوی اهداف حوزه‌ های عملکردی تحت کنترل خود را شرح دهند. یکی از گزارش هایی که به هیئت مدیره ارائه می شود شامل گزارشات مالی مدیریتی است.

مدیران برای ارزیابی عملکرد شرکت باید گزارش‌های دوره‌ای واحدهای مختلف را بررسی کنند. علاوه بر این، گزارش‌ها به مدیران کمک می‌کنند تا تصمیم‌های موثر و مفید تری در آینده بگیرند.

نتیجه گیری

یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در برنامه ریزی هر سازمان، عمل گزارش‌دهی است چون به تصمیم‌گیری سریع و سودمندتر کمک می‌کند. عمده‌ترین مسئله‌ای که در نظام برنامه ریزی سازمان‌ها رخ می‌دهد کیفیت نداشتن گزارش‌های مدیریتی و یا ناقص بودن آن‌ها، است. برای تهیه گزارش مدیریتی مناسب باید نسبت به امور و روابط سازمانی درک درستی داشت تا بتوان تصمیم گیری ‌های بهتری انجام داد . می‌توان گزارش را زمینه ساز بررسی مقدار موفقیت در پیشرفت طرح‌ها و اهداف سازمان و وسیله ‌ای دانست که ما را از نقاط ضعف و قوت آگاه نموده و امکان توبیخ یا تشویق کارکنان را فراهم می‌سازد. شما می توانید به کمک کارشناسان مرکز مالی و اقتصادی همت تراز موارد تخصصی و مهم را مورد بررسی قرار داده و گزارشات مناسب و کامل را تهیه نمائید .